INVENTORY IS AN INTERNAL CONTROL TOOL AT THE ENTERPRISE

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ – ИНСТРУМЕНТ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Латыпова Марина Александровна

магистр экон. наук, Карагандинский государственный индустриальный университет,

Казахстан, г. Темиртау

Мендзак Ангелина Николаевна

студент, Карагандинский государственный индустриальный университет,

Казахстан, г. Темиртау

INVENTORY IS AN INTERNAL CONTROL TOOL AT THE ENTERPRISE

Marina Latypova

Master of Economics, Karaganda state industrial University,

Kazakhstan Temirtau

Angelina Mendzak

Student, Karaganda state industrial University

Kazakhstan, Temirtau

АННОТАЦИЯ

В статье авторами рассматривается применение инвентаризации как средство внутреннего контроля в деятельности предприятия. Определены ключевые методы, принципы и сам процесс проведения инвентаризации. Анализируется роль процесса инвентаризации и ее результатов на сохранность имущества и организацию бухгалтерского учета предприятия.

ABSTRACT

In the article, the authors consider the use of inventory as a means of internal control in the company's activities. The key methods, principles and the process of inventory are defined. The role of the inventory process and its results on the safety of property and the organization of accounting of the enterprise is analyzed.

Ключевые слова: инвентаризация, контроль, процесс инвентаризации, результат инвентаризации, бухгалтерский учет.

Keywords: inventory, control, inventory process, inventory result, accounting.

Инвентаризация – это процедура периодически проводимой проверки наличия, состояния и оценки обязательств и имущества организации путем подсчета, описи, обмера в целях сопоставления данных бухгалтерского учета результатам проверки [1].

Инвентаризация на предприятии представляет собой процесс, в ходе которого производится проверка фактического наличия и состояния имущества компании (оборудования, материалов, товаров, денежных средств и т.д.), а также сравнение полученных данных с бухгалтерским учетом. В результате инвентаризации выявляются возможные недостачи, излишки или повреждения имущества, которые могут быть устранены путем корректировки бухгалтерского учета или принятия соответствующих мер по защите имущества компании [2].

Проведение инвентаризации позволяет предприятию более точно контролировать свои активы и минимизировать риски возможных недостач или излишков имущества. Это также помогает выявлять возможные проблемы в учете и устранять их, что позволяет повысить эффективность работы компании и улучшить ее финансовые результаты. Кроме того, проведение инвентаризации по может помочь предотвратить мошеннические действия со стороны сотрудников или третьих лиц, которые могут нанести ущерб предприятию.

Говоря о проведении инвентаризации, этот процесс можно разделить на следующие этапы:

– подготовительный этап: определение периода проведения инвентаризации, формирование комиссии, назначение ответственных лиц за отдельные виды имущества, подготовка инструкций и образцов актов инвентаризации. На данном этапе используются следующие документы: приказ руководителя предприятия, план инвентаризации, инструкции и формы документов для проведения инвентаризации;

– подготовка помещений и оборудования: проверка технического состояния оборудования, подготовка помещений для хранения имущества, установка временных ограничений на перемещение имущества;

– проведение инвентаризации: определение фактического наличия имущества, его качества и состояния, оценка стоимости имущества, составление актов инвентаризации. На данном этапе заполняются документы: акты инвентаризации, карточки учета основных средств, ведомости остатков материальных ценностей и т.д.

– обработка результатов инвентаризации: учет результатов инвентаризации в бухгалтерском учете, анализ полученных данных, выявление расхождений между фактическим и учетным наличием имущества. При обработке результатов используются документы: акты расхождений, ведомости пересчета остатков, протоколы заседаний комиссии по инвентаризации и т.д;

– работа с расхождениями: выявление причин расхождений, разработка мер по устранению расхождений, корректировка учетных данных. При корректировке бухгалтерского учета используются документы: акты списания, акты переоценки, ведомости изменений бухгалтерского учета и т.д;

– составление отчетов: подготовка отчетов о результатах инвентаризации для руководства предприятия, налоговых органов и других заинтересованных сторон;

– анализ результатов инвентаризации: анализ полученных данных, выявление проблемных зон, разработка мер по улучшению учета и контроля за имуществом. При анализе результатов инвентаризации используются такие документы как: аналитические отчеты, рекомендации по улучшению учета имущества и т.д. [3].

Таким образом, изначально издается приказ руководителя о проведении инвентаризации. В случае если это внеплановая инвентаризация, то на ее проведение должна быть определенная причина: к примеру, смена руководителя организации, смена материально-ответственного лица, смена бухгалтера, выявление случая кражи объектов, имеющих определенную ценность, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или другой чрезвычайных ситуаций, которые вызваны экстремальными условиями, а также при ликвидации или реорганизации компании перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса. При создании приказа, в нем также указываются члены инвентаризационной комиссии, которые должны поставить свои подписи, подтверждающие, что они ознакомились с данным приказом и знают о его содержании. Обычно в комиссию входят сотрудники бухгалтерии, ответственные за учет имущества, а также представители других подразделений, которые имеют отношение к имуществу. Кроме того, в комиссию могут быть приглашены независимые эксперты, если требуется провести более глубокий анализ состояния имущества. Важно, чтобы состав комиссии был достаточно широким и компетентным, чтобы обеспечить объективность и точность результатов инвентаризации [4].

В тех случаях, когда процесс инвентаризации занимает больше времени, чем указано в приказе руководителя, срок проведения инвентаризации продляется соответствующим приказом предприятия.

В период проведения инвентаризации отдел бухгалтерии филиалов и производственных подразделений обязаны:

− зафиксировать все разницы в инвентаризационной описи и подтвердить копиями первичных документов, при их наличии;

− оставлять инвентаризационные описи в том виде в каком они находятся, т.е. не вносить какие-либо изменения;

− при необходимости провести контрольные проверки после проведения инвентаризации с привлечением работников, которые являются независимыми по отношению к инвентаризационной комиссии.

Материально-ответственные лица, работники складов обязаны:

− прекратить любые операции с инвентаризируемым имуществом;

− убедиться в том, что каждое наименование промаркировано и на нем присутствуют бирки (инвентаризационные номер, вид, группа, артикул, сорт, количество);

− производить подсчет и взвешивание имущества последовательно, а также, отмечать проинвентаризированное имущество и документировать это;

− опломбировать (запечатать) посещение в конце рабочего дня в том случае, если период проведения инвентаризации превышает один день, вносить результат инвентаризации каждый день в инвентаризационные описи в присутствии всех членов комиссии и в момент ее проведения, прикрепить ярлыки фактического наличия к имуществу, которое уже прошло процесс инвентаризации [5].

Проведение инвентаризации в случае отсутствия материально-ответственного лица, или при отказе материально-ответственного лица от участия в проведении инвентаризации:

− в случае отсутствия материально-ответственного лица его непосредственный руководитель инициирует проведение внеплановой инвентаризации;

− при отсутствии материально-ответственного лица для передачи под ответственность другому работнику имущества и других материальных ценностей необходимо составить Акт об отсутствии работника на рабочем месте;

− при проведении инвентаризации в отсутствии материально-ответственного лица или о отказе от участия в проведении инвентаризации, в состав комиссии дополнительно включается представитель профсоюзной организации;

− в случае откуда материально-ответственного лица тот участия в проведении инвентаризации составляется акт об отказе, который подписывается членами инвентаризационной комиссии и непосредственным руководителем материально-ответственного лица [5].

В результате инвентаризации могут возникнуть следующие исходы:

– фактическое наличие имущества превышает учетное: это может произойти, если было приобретено новое имущество, которое не было учтено в бухгалтерском учете. В этом случае необходимо внести изменения в бухгалтерский учет и переоценить имущество;

– фактическое наличие имущества меньше, чем учетное: это может произойти, если было утеряно или списано имущество, которое не было учтено в бухгалтерском учете. В этом случае необходимо скорректировать бухгалтерский учет и разработать меры по предотвращению потерь в будущем;

– расхождение между фактическим и учетным наличием имущества: это может произойти из-за ошибок в учете, кражи или других причин. В этом случае необходимо выявить причины расхождений и разработать меры по их устранению;

– необходимость переоценки имущества: если стоимость имущества изменилась с момента последней оценки, необходимо провести переоценку и внести изменения в бухгалтерский учет.

Для решения этих проблем необходимо провести дополнительные меры, выявить причины расхождений и разработать меры по их устранению. Важно также пересмотреть процедуры учета и контроля за имуществом.

В случае выявления недостач, выявляются возможные причины их появления. Следует упомянуть, что это не всегда указывает на то, что причина недостачи – умышленная деятельность (сокрытие, кража и т.д.) со стороны работников, причиной может также являться например нерациональное использование имеющихся основных средств (Выход из строя оборудования, которые в последствии привел к порче материала, следовательно, был взят дополнительный материал со склада, при том запасов на такие экстренные случаи могло не быть), или например слишком изношенное оборудование, которое потребляет больше материала, чем необходимо по стандарту. В случае же, когда установлена вина работника, будут взыскивать определенную сумму с заработной платы работника за причиненный ущерб [5].

Таким образом, сущность инвентаризации заключается в контрольной функции, которую она в себе несет. Проведение инвентаризации является важным инструментом обеспечивающий точность и достоверность бухгалтерского учета и сохранность имущества предприятия, так как соответствие данных бухгалтерского учета данным фактического наличия позволяет не только предпринять правильные экономические решения, но также и создать внутрикорпоративную культуру, которая будет иметь характер предельной прозрачности и открытости.

Список литературы:

1. Каренова Г.С., Попова Л.А. Бухгалтерский учет. Учебник. – Кокшетау: ТОО «Типография Арко», 2022. – 324 с.
2. Нурсеитов Э.О., Нурсеитов Д.Э., Бухгалтерский учет в организации. Учебное пособие. − Алматы: ТОО «Издательство LEM», 2015. − 432 c.
3. Керимов В.Э., Бухгалтерский финансовый учет. Учебник. − Москва: ООО «Дашков и К», 2021. − 446 c.
4. Мельник М.В., Муравицкая Н.К., Герасимова Е.Б., Бухгалтерский учет и анализ. Учебник. – Москва: ТОО «КНОРУС», 2022. – 352 с.
5. Касьянова Г.Ю. Инвентаризация: бухгалтерская и налоговая. Учебное пособие. − М.: Ассоциация бухгалтеров, аудиторов и консультантов (АБАК), 2020. – 191 c.